TET-rapport en vergoeding

Wat het TET-rapport is

Het TET-rapport is het dagelijkse teamrapport van een dienst: wie was er, hoeveel gasten kwamen er, hoe liep het. Het is tegelijk de basis voor de vergoeding (Gage, provisie per deelnemer) en heeft bij het loon de hoogste voorrang, vóór kloktijd en handmatige registraties.

Menu Personeel → Dagrapporten (TET). Rechten: "TET lezen" voor lijst en kengetallen, "TET schrijven" voor aanmaken en bewerken, "TET controleren" voor de controle, "TET verwijderen". Wie alleen mag schrijven, kan rapporten aanmaken maar het overzicht niet zien.

Rapport aanmaken

1. Datum en afdeling kiezen (afdeling met onderafdelingen). Unitlify vult de bezetting vooraf in uit het rooster: alle ingeroosterde personen met rol en effectieve tijd, het dienstvenster van het vroegste begin tot het laatste einde.
2. Bezetting controleren: wie ziek was of niet is verschenen, moet uit de lijst. Wie in het rapport staat, geldt als gewerkt en krijgt vergoeding. Afwijkende tijden per persoon invullen.
3. Aantal klanten en no-shows invullen. Dat zijn jouw cijfers van de dag, onafhankelijk van het systeem.
4. Teamstemming (−5 tot +5), teamproblemen, klantproblemen, notities, optioneel bijlagen (afbeelding of PDF).
5. Opslaan. Een rapport heeft minstens één persoon met rol nodig.

Welke velden in het formulier verschijnen, stel je in via het tandwiel TET-instellingen. De app kan eveneens rapporten aanmaken; correcties per tijdslot (hieronder) zijn er alleen op het web.

Vergoeding per tijdslot

De vergoeding wordt per tijdslot van de capaciteitsgroep van de afdeling berekend. De toewijzing afdeling → capaciteitsgroep en de regels staan onder Loonadministratie → Instellingen → Provisie.

Zo rekent Unitlify:

• Klanten per slot: verkopen van alle kanalen van de capaciteitsgroep, elk precies één keer in het slot van zijn starttijd: Regiondo, Unitlify-boekingen (daarin ook GetYourGuide en Jochen Schweizer), Zettle en SumUp naar verkooptijd. Verkopen tussen twee slots tellen bij het vorige; verkopen zonder tijd staan in de regel "Zonder tijdslot" en tellen voor geen enkele drempel.
• Drempel = plekken van het slot × ingestelde bezetting in procent. Zonder tijdslot geldt de dagcapaciteit, zonder capaciteitsgroep de vaste terugvaldrempel.
• Pot per model: vast bedrag per persoon (eenmaal per dag in het eerste slot dat de drempel haalt), bedrag per klant in totaal of bedrag per klant boven de drempel.
• Verdeling: over alle gerechtigde aanwezigen naar minuten in het slot, op de cent nauwkeurig. Ontbreekt iemand ten opzichte van de normbezetting, dan wordt diens aandeel (ontbrekende minuten × uurloon) over de aanwezigen verdeeld als de drempel is gehaald.
• Uitsluitingen naar rol, soort dienstverband (bijvoorbeeld Minijob), afdeling of persoon: uitgeslotenen tellen als aanwezig, maar krijgen geen vergoeding.

Het systeemaantal klanten per slot zie je in het rapport. Wijkt het af van de dag, dan vul je per slot een eigen aantal klanten of een gecorrigeerde normbezetting in; dat overschrijft de telling en blijft bij opnieuw opslaan behouden. Het rapport toont "wijkt af" als jouw aantal klanten niet past bij de som van de slots.

Daarnaast is er de DS-provisie (Digital Souvenirs) als eigen pot per afdeling, naar tijd verdeeld.

Effect op het loon

De loonadministratie betaalt de aandelen uit die bij het opslaan van het rapport zijn berekend. Wijzig je regels (bedrag, bezetting, modus, uitsluitingen), dan geldt dat voor nieuwe rapporten. Oude rapporten van de maand moet je opnieuw opslaan, zodat het loon de nieuwe stand krijgt. Gecontroleerde rapporten uit de oude methode worden niet herberekend; hef daarvoor eerst de controle op.

Dubbeltelling vermijden

Het aantal klanten per slot telt alle bronnen van de capaciteitsgroep op. Als dezelfde ervaring als Regiondo-product en als Unitlify-aanbod in de groep staat en dezelfde gasten via beide wegen lopen (bijvoorbeeld Jochen-Schweizer-boekingen die Regiondo doorgeeft en die tegelijk direct in Unitlify terechtkomen), telt elke gast dubbel. Neem in de capaciteitsgroep alleen de bron op die volledig is, zie Capaciteit en resources.

Overzicht en PI-rapport

Het overzicht toont kengetallen (rapporten, gemiddelde stemming, klanten totaal uit de handmatige tellingen, vergoeding totaal, vergoeding per klant, gemiddelde teamgrootte) en diagrammen: stemmingsverloop en -verdeling, klanten en vergoeding in de tijd, topafdelingen, gemiddelde per weekdag. Filter op periode en locatie (precies deze afdeling, zonder onderafdelingen). De cijfers hebben betrekking op de geladen rapporten; bij veel rapporten eerst "Meer rapporten laden".

Het PI-rapport (schakelaar bovenaan) zet per aanbod, bron en capaciteitsgroep de geboekte gasten tegenover de daadwerkelijk aanwezigen volgens TET en de no-shows, tot 92 dagen, met CSV-export. Het heeft daarnaast het recht "Producten bekijken" nodig.

Controle

Met "TET controleren" markeren leidinggevenden een rapport als gecontroleerd. Daarna geldt het als goedgekeurd; correcties vereisen het opheffen van de controle.

Checklist bij problemen

• Vergoeding is 0 hoewel er gasten waren: drempel niet gehaald, afdeling zonder capaciteitsgroep (terugvaldrempel), of alle aanwezigen zijn uitgesloten.
• Vergoeding in het loon klopt niet met de huidige regels: rapporten van de maand opnieuw opslaan.
• Aantal klanten twee keer zo hoog als verwacht: Regiondo- en Unitlify-bron in dezelfde capaciteitsgroep.
• Zieke persoon heeft vergoeding gekregen: die stond nog in de vooraf ingevulde bezetting.
• Verkopen in "Zonder tijdslot": verkopen zonder tijd, bijvoorbeeld kassaverkopen zonder afspraak; ze tellen voor geen enkele drempel.
• Overzicht niet zichtbaar: recht "TET lezen" ontbreekt, alleen "TET schrijven" aanwezig.
• PI-rapport laadt niet: recht "Producten bekijken" ontbreekt.