Jochen Schweizer koppelen

Zo werkt de koppeling

Jochen Schweizer mydays (JSMD) verkoopt je belevenissen als cadeaubon. De gast wisselt de bon in op het Jochen-Schweizer-Erlebnisportal (JEP) en kiest daar een datum. Unitlify geeft daarvoor je data met capaciteit door aan het portaal, en het portaal meldt elke inwisseling als boeking terug aan Unitlify.

Anders dan bij GetYourGuide vraagt Jochen Schweizer niet live naar vrije plaatsen. Het portaal werkt met de doorgegeven data en beheert de capaciteit daar zelf. Wat dat voor jou betekent, staat onder "Data en capaciteit".

Vereisten

• Een partnertoegang bij Jochen Schweizer mydays met toegang tot het belevenisportaal.
• Je Product Supplier Token uit het portaal.
• De belevenis is in het portaal aangemaakt (Experience) en aan een locatie (Location) toegewezen.
• De bijbehorende aanbieding in Unitlify is actief, met data waarvan de duur overeenkomt met de duur van de belevenis in het portaal.

Stap voor stap

1. Token opslaan

Menu Boekingssysteem → Verkoopkanalen, rij Jochen Schweizer, Beheren. Vul het Product Supplier Token in en sla op. Unitlify test de verbinding meteen; mislukt de test, dan wordt niets opgeslagen. Het token wordt versleuteld opgeslagen en daarna alleen gemaskeerd getoond. Met Testen controleer je de verbinding op elk moment, met Verwijderen verbreek je hem.

2. Kanaal inschakelen

De schakelaar in de kanaalrij is na het verbinden actief. Zet je hem op inactief, dan stuurt Unitlify geen nieuwe data meer naar het portaal. Data die daar al staan blijven boekbaar, en inwisselingen vanuit het portaal worden nog steeds aangenomen, zodat al verkochte vouchers niet verloren gaan.

3. Aanbieding koppelen

Klap de aanbieding in de productenlijst open. Kies de JSMD-Experience en daarna de Location uit de gegevens van je portaal en klik op Koppelen. Unitlify slaat daarbij zijn kenmerken op in het portaal, zodat beide systemen dezelfde belevenis bedoelen. Daarna staat in de lijst "gekoppeld" en wordt de naam van de belevenis uit het portaal opgeslagen.

Per aanbieding is precies één Experience mogelijk. Aanbiedingen "alleen te boeken door bedrijven en instellingen" kun je niet koppelen.

4. Materiaalnummer (alleen bij meerdere aanbiedingen per locatie)

Jochen Schweizer meldt boekingen met een SAP-materiaalnummer. Unitlify wijst een boeking zo toe: eerst via het materiaalnummer, anders via de locatie, als daar precies één actieve aanbieding is gekoppeld. Heb je meerdere aanbiedingen op dezelfde locatie, vul dan bij elke aanbieding het JS-materiaalnummer (SAP) uit het portaal in. Anders kan Unitlify de boeking aan geen enkele aanbieding toewijzen en gaat ze verloren.

Heeft een locatie maar één aanbieding, dan onthoudt Unitlify het materiaalnummer automatisch bij de eerste boeking.

Data en capaciteit

Wat wordt doorgegeven

• Nieuwe tijdslots, ook de automatisch uit de geldigheid gegenereerde, worden met starttijd, duur en totale capaciteit naar het portaal gestuurd. De boekingssluiting in het portaal ligt vast op 2 uur voor aanvang.
• Wijzigingen in capaciteit of duur van een tijdslot worden doorgevoerd.
• Verwijderde tijdslots worden in het portaal verwijderd.
• Na een wijziging van de geldigheid (periodes, weekdagen, uitzonderingen) synchroniseert Unitlify alle data: nieuwe worden aangemaakt, vervallen en geblokkeerde worden in het portaal verwijderd.

Bij het koppelen zelf worden nog geen data doorgegeven. De data staan in het portaal zodra nieuwe tijdslots ontstaan of je de geldigheid van de aanbieding opslaat. Controleer na het koppelen dus de geldigheid en sla die één keer op, dan staan alle data aan de andere kant.

Wat niet wordt doorgegeven

• Boekingen uit shop, widget, GetYourGuide of beheer verminderen de capaciteit in het portaal niet. Het portaal kent alleen de totale capaciteit per tijdslot en trekt alleen zijn eigen inwisselingen af. Verkoop je dezelfde datum via meerdere kanalen, dan kan Jochen Schweizer dus meer plaatsen uitgeven dan bij jou vrij zijn. Unitlify accepteert de boeking toch en waarschuwt je team per pushbericht als daardoor een resource overboekt is.
• Handmatig geblokkeerde tijdslots blijven in het portaal boekbaar, omdat alleen capaciteit en duur worden verzonden. Om een datum ook bij Jochen Schweizer te blokkeren, zet je de dagcapaciteit op 0 of gebruik je een resourceblokkering van het type "Geblokkeerd", zie Capaciteit en resources.
• Weekdagregels en prijzen gelden alleen voor je eigen shop.

Aanbeveling: geef Jochen Schweizer eigen tijdslots of een eigen contingent (bijvoorbeeld via een eigen prijslijst of een eigen datum), in plaats van dezelfde krappe datum via alle kanalen te verkopen.

Duur moet overeenkomen

Unitlify zoekt voor een inwisseling het tijdslot met precies dezelfde start- en eindtijd. Wijkt de duur van de belevenis in het portaal af van de duur van je tijdslots, dan vindt Unitlify geen tijdslot en maakt het voor de boeking een eigen tijdslot met een zeer grote capaciteit aan. Dat ziet er in het tijdslotoverzicht uit als een extra datum. Houd de duur in beide systemen gelijk.

Boekingen

Elke inwisseling in het portaal verschijnt in Unitlify als bevestigde boeking met de kanaalbadge JSMD:

• Benaming: de naam van de belevenis uit het portaal plus je categorie, bijvoorbeeld "High Swing Berlin Basic · voor 1 persoon".
• Deelnemers: één deelnemer per ingewisselde bon. De boncode staat als ticketcode bij de deelnemer.
• Bedrag: de door het portaal gemelde prijs. Ontbreekt die, dan de prijs van je hoofdcategorie. De definitieve vergoeding komt met de afrekeningscreditnota (hieronder).
• Notitie: bestelnummer, belevenis, merk (Jochen Schweizer of mydays), verkoopbron en boncodes.
• E-mails: Unitlify stuurt de gast geen boekingsbevestiging, dat doet het portaal.
• Plaatsen: een inwisseling bezet in het tijdslot één plaats; in resources telt ze mee met haar aantal personen.

Annuleringen en omboekingen lopen uitsluitend via het portaal. In Unitlify zijn "Annuleren" en omboeken bij JSMD-boekingen geblokkeerd.

Creditnota's en uitbetaling

Jochen Schweizer meldt twee soorten creditnota's:

• Annulering: de gast heeft de inwisseling geannuleerd. Unitlify zet de boeking op geannuleerd en geeft de plaatsen vrij.
• Afrekeningscreditnota: je vergoeding voor een ingewisselde boeking. Unitlify slaat het bedrag op bij de boeking; was het bedrag tot dan 0 €, dan wordt het het boekingsbedrag. Met de uitbetalingsmelding van het portaal worden de creditnota's aan de uitbetaling toegewezen.

De afrekening zelf loopt via Jochen Schweizer, Unitlify toont alleen de gemelde bedragen.

Checklist bij problemen

• Boeking uit het portaal verschijnt niet in Unitlify: meerdere aanbiedingen op de locatie zonder materiaalnummer, of de aanbieding is niet actief. Materiaalnummer invullen.
• Extra datum met grote capaciteit in het overzicht: duur van tijdslot en belevenis komen niet overeen.
• Data ontbreken in het portaal: na het koppelen nog geen geldigheid opgeslagen, of de tijdslots ontstonden vóór de koppeling. Geldigheid één keer opslaan.
• Geblokkeerde datum is via Jochen Schweizer geboekt: blokkeringen worden niet doorgegeven. Dagcapaciteit 0 of resourceblokkering "Geblokkeerd" gebruiken.
• Overboeking: dezelfde datum is via shop en portaal verkocht. Contingenten scheiden.
• Boeking staat op 0 €: portaal heeft geen prijs gemeld en de hoofdcategorie heeft geen prijs. Het bedrag wordt met de afrekeningscreditnota aangevuld.