Loon en verzuim

Waar je het vindt

• Financiën → Loonadministratie: loonstroken aanmaken, goedkeuren, exporteren. Via het tandwiel de Loon- en regelinstellingen met de tabbladen Algemeen, Toeslagen, Werktijd, Verlof, Provisie, Export, PDF.
• Personeel → Personeelsplanning: tabbladen Verlofplanning, Ziekmeldingen, Afwezigheid om goed te keuren.
• Mijn omgeving → Mijn diensten: hier vragen medewerkers verlof aan, melden ze zich ziek en zien ze hun afwezigheden. In de app in het tabblad Diensten.
• Het recht "Alle loonafrekeningen" staat ook aanmaken en regels wijzigen toe; "Eigen loonafrekening weergeven" toont medewerkers alleen hun eigen loonstroken, ook concepten.

Stamgegevens per medewerker

In het medewerkersdossier leg je vast wat het loon nodig heeft:

• Loonsoort: vast uurloon, op basis van rol (tarief van de die dag ingeroosterde rol, bij meerdere het hoogste) of vast salaris (dekt alle uren, geen overuren).
• Soort dienstverband (Minijob, kortdurend, deeltijd, voltijd ...) en uren per week: basis voor overuren, vakantieloon en loondoorbetaling.
• Datum in dienst: zonder datum in dienst vervalt de wachttijd bij de loondoorbetaling.
• Deelstaat (anders die van het bedrijf) voor feestdagen.
• Uren per dag voor betaalde ziekte en betaald verlof (leeg = gemiddelde, respectievelijk weekuren gedeeld door werkdagen).

Wat als werktijd telt

Betaald wordt alleen geregistreerde tijd. Een ingeroosterde dienst alleen telt niet. Bronnen, bij overlapping in deze volgorde:

1. TET-rapport (aanwezigheid volgens de dienstleider)
2. Door TET bevestigde dienst
3. Kloktijd (alleen afgesloten registraties; een vergeten uitklokken telt niet)
4. Handmatige registratie (in het medewerkersdossier of onder Werktijden)

Niet-overlappende tijden tellen bij elkaar op. Open, nog niet goedgekeurde klokregistraties tellen; alleen afgewezen vallen eruit. Met "Automatische pauzes (§ 4 ArbZG, Duitse arbeidstijdenwet)" trekt Unitlify 30 minuten af vanaf 6 uur en 45 minuten vanaf 9 uur, voor zover er niet toch al een pauze is geregistreerd; afzonderlijke medewerkers kunnen worden uitgezonderd.

Regels in de looninstellingen

Overuren ontstaan vanaf weekuren × maandfactor of, bij modus "Vast aantal uren", vanaf het ingevoerde aantal maanduren. Ontbreken de weekuren bij de medewerker, dan gelden de standaard-weekuren uit de looninstellingen. Toeslagminuten worden volgens § 3b EStG (Duitse wet op de inkomstenbelasting) apart uitgewezen.

Loondoorbetaling bij ziekte

Unitlify rekent volgens de EFZG (Duitse wet loondoorbetaling bij ziekte):

• Wachttijd: 28 dagen vanaf de datum in dienst.
• Duur: tot 42 kalenderdagen per ziektegeval. Vervolgverklaringen worden bij hetzelfde geval geteld.
• Basis is de ingeroosterde dienst van de ziektedag: het telt wat de persoon volgens het rooster gewerkt zou hebben. Daarom is het belangrijk om bij ziekte de persoon uit de dienst uit te schrijven in plaats van de dienst te verwijderen. De uitgeschreven regel blijft als basis bewaard; ook een vrijgave kort vóór de ziekmelding (binnen de tolerantie) telt nog.
• Dagen zonder ingeroosterde dienst: zijn er in dezelfde week andere diensten, dan is het een vrije dag met 0 uur. Anders gelden de uren per dag uit de stamgegevens.
• Al gewerkte minuten van die dag worden verrekend. Feestdagen tijdens de ziekte lopen via de feestdagvergoeding.
• Geteld worden alle ziekmeldingen behalve geannuleerde, ook onbevestigde. Bevestig ziekmeldingen daarom tijdig of annuleer verkeerde.
• Bij een vast salaris is er geen extra betaling.

Vallen verlofdagen in een ziekmelding, dan worden ze weer op het verlofsaldo bijgeschreven (§ 9 BUrlG, Duitse federale verlofwet), ongeacht de doktersverklaring.

Verlof

Recht: per medewerker en jaar een verlofrecht, aangemaakt via "Verlofrecht toevoegen" of automatisch: bij het uitnodigen naar rato voor het jaar van indiensttreding, bij de jaarwisseling volledig met overdracht van het restverlof (tot het maximum). Met "Verval op de peildatum" vervalt de overdracht, maar alleen als vooraf de melding per e-mail is verstuurd.

Aanvraag door de medewerker: betaald, onbetaald, bijzonder verlof of tijd-voor-tijd (boekt af van het urensaldo), ook halve dagen. Betaald verlof heeft een recht nodig; beschikbaar is recht plus overdracht minus goedgekeurde en openstaande dagen. Overlappingen worden afgewezen.

Goedkeuring in de verlofplanning of de app, met opmerking aan de medewerker en interne notitie. Goedgekeurd verlof blokkeert dienstaanmeldingen en toewijzingen, maar verwijdert geen bestaande inroostering. Medewerkers kunnen ook goedgekeurd verlof zelf annuleren.

Vakantieloon: uren per dag uit de stamgegevens, anders het gemiddelde van de laatste drie maanden, anders de contracturen; met het uurloon of het hoogste roltarief.

Ziekmelding en afwezigheden

Medewerkers melden zich ziek onder Mijn diensten of in de app: van, tot (leeg = één dag), opmerking, vinkje "Doktersverklaring beschikbaar". Uploaden van de verklaring is niet voorzien; ze leveren het origineel zoals gebruikelijk in. Vrije teksten worden versleuteld opgeslagen. "Beter melden" zet het einde op vandaag. Annuleren kan de medewerker alleen zolang de melding nog niet is bevestigd. Een ziekmelding voor iemand anders kan alleen de persoon zelf aanmaken.

Overige afwezigheden (opleiding, doktersbezoek, thuiswerken, ouderschapsverlof, tijd-voor-tijd, overig) lopen via het tabblad Afwezigheid met goedkeuring.

Maandafsluiting

Loonstrook aanmaken met maand, jaar, optioneel locatie, rol en medewerkers, of automatisch op de ingestelde dag van de maand. Lege loonstroken worden niet aangemaakt.

Status: Concept → Goedgekeurd → Geëxporteerd.

• Opnieuw genereren herberekent alleen concepten. Goedgekeurde loonstroken blijven ongewijzigd; voor een correctie eerst "Terug naar concept".
• Goedkeuren vereist het recht "Loonafrekening goedkeuren".
• Als geëxporteerd worden alleen goedgekeurde loonstroken gemarkeerd. Geëxporteerde kunnen niet worden verwijderd.

Exports: DATEV-boekingsbatch (EXTF-CSV), DATEV Lohn & Gehalt voorregistratie (met verzuimsleutels voor verlof, ziekte, meerwerk, feestdag; deze export markeert niet als geëxporteerd), LODAS-mutatiegegevens en BMD NTCS (beide inschakelen in de exportinstellingen), daarnaast het Overzicht als Excel of PDF met kiesbare kolommen en een PDF per loonstrook. De looncomponenten per categorie (basisloon, toeslagen, Gagen, loondoorbetaling) stel je in op het tabblad Export.

Wat de medewerker ziet: met het recht "Eigen loonafrekening weergeven" zijn loonstroken en PDF's op het web, ook in de status Concept. In de app is er geen loonweergave.

Checklist bij problemen

• Loon toont 0 uur ondanks diensten: geen geregistreerde tijd. TET-rapport, klokken of handmatige registratie gebruiken.
• Loondoorbetaling ontbreekt of klopt niet: datum in dienst ontbreekt (geen wachttijd), dienst verwijderd in plaats van persoon uitgeschreven, of ziekmelding geannuleerd.
• Ziekte wordt betaald hoewel onbevestigd: bedoeld, onbevestigde meldingen tellen. Verkeerde meldingen annuleren.
• Feestdagen kloppen niet: deelstaat bij het bedrijf of de medewerker instellen.
• Wijziging heeft geen effect: loonstrook is goedgekeurd, eerst terug naar concept.
• Medewerkers zien concepten: recht "Eigen loonafrekening" pas toekennen als de concepten klaar zijn, of snel goedkeuren.
• Minijob-grens ontbreekt in de dienstaanmelding: soort dienstverband bij de medewerker controleren.