Capaciteit en resources

De drie niveaus

Unitlify begrenst boekingen op twee niveaus en analyseert op een derde:

Als je iets echt wilt begrenzen, heb je een tijdslot of een resource nodig. Een capaciteitsgroep alleen voorkomt geen overboeking.

Tijdslots: plaatsen, aantal en deelnemers

De capaciteit van een tijdslot telt in plaatsen. Per ticketcategorie leg je vast hoeveel plaatsen een ticket bezet en hoeveel personen het omvat:

• Aantal: plaatsen die een ticket in het tijdslot bezet.
• Deelnemers: personen die met het ticket komen. Leeg betekent: evenveel als "Aantal".

Voorbeeld koppelloop: Aantal 1, Deelnemers 2. Het ticket bezet één plaats, maar brengt twee personen mee. Voor tijdslots telt de plaats, voor resources, deelnemerslijsten en bezetting tellen de personen.

Bij annulering of omboeking komen de plaatsen terug die het ticket bezette.

Exclusief ticket

Een exclusief ticket bezet het hele tijdslot, bijvoorbeeld voor een privégroep of een bedrijfsevenement. De gast geeft het aantal personen op binnen het bereik dat je bij het ticket vastlegt (minimum en maximum; leeg betekent 1 tot capaciteit).

• Het exclusieve ticket kan alleen op zichzelf in de winkelwagen liggen, één keer per bestelling.
• Het aantal personen kan later worden gewijzigd zolang er geen deelnemers zijn ingecheckt.
• Verhoog je achteraf de capaciteit van het tijdslot, dan blijft een exclusief geboekt tijdslot vol.
• Geldt voor shop, widget en beheer. GetYourGuide rekent verder met "Aantal" en "Deelnemers".

Resources: gedeelde capaciteit

Een resource beschrijft wat je aanbiedingen fysiek delen: de ijsbaan, de klimhal, het parcours, de baan. Ze heeft een capaciteit in personen tegelijk. Alle gekoppelde aanbiedingen waarvan de tijdslots elkaar overlappen, tellen samen.

Voorbeeld: resource "IJsbaan" met 120 personen. Aanbieding "Schaatsen" van 14 tot 16 uur met 90 boekingen en aanbieding "IJsstokschieten" van 15 tot 17 uur met 40 boekingen overlappen elkaar van 15 tot 16 uur met 130 personen. De 121e persoon krijgt in de shop "volgeboekt", hoewel beide tijdslots op zichzelf nog plaatsen zouden hebben.

• Het hoogste gelijktijdige aantal personen telt, niet de som van de dag.
• Hangt een aanbieding aan meerdere resources, dan geldt de krapste.
• Inactieve resources begrenzen niets.
• De controle loopt in de shop, in de widget, in het beheer en bij GetYourGuide. Lopende reserveringen uit shop en GetYourGuide tellen mee. Jochen Schweizer controleert niet vooraf, een overboeking wordt per push aan je team gemeld.

Tabbladen van een resource

• Kalender: bezetting in de tijd.
• Aanbod: welke aanbiedingen de resource delen.
• Regels: geldigheden (periodes, weekdagen, tijden) voor meerdere aanbiedingen tegelijk aanmaken. Ze worden net als bij de aanbieding aan GetYourGuide en Jochen Schweizer doorgegeven.
• Categorieën: weekdagregels voor meerdere aanbiedingen tegelijk.
• Blokkeringen: tijden blokkeren of de capaciteit tijdelijk wijzigen, zie hieronder.

Bezettingskalender

Onder Boekingssysteem → Capaciteiten → Bezettingskalender zie je de bezetting van alle aanbiedingen in de maand: per dag geboekte plaatsen tegenover capaciteit als balk (groen tot rood), plus plaatsen in de winkelwagen en uitverkochte tijdslots. Een klik op de dag toont alle tijdslots met aanbieding, geboekt (waarvan onbetaald), in winkelwagen, vrij, capaciteit en status; een klik op de aanbieding opent het tijdslot om te bewerken. Filter op locatie en aanbieding.

"In winkelwagen" zijn lopende reserveringen uit de shop (tijdens de checkout) en van GetYourGuide (tot 60 minuten). Ze blokkeren plaatsen tijdelijk en verdwijnen weer als er niet wordt geboekt.

Capaciteitsgroepen: analyse per dag

Een capaciteitsgroep heeft een naam, een "Max. capaciteit per dag" en een willekeurig aantal items: Unitlify-aanbiedingen en producten uit Regiondo, SumUp of Zettle. Per item geef je "Personen per eenheid" op, een vermenigvuldigingsfactor voor de getelde boekingen, en of het item meetelt in de deelnemersanalyse.

De groep berekent de dagbezetting als som van alle items en toont die in diagrammen, in de deelnemerslijst en in het TET-rapport. Ze blokkeert geen boeking.

Waar je op moet letten:

• "Personen per eenheid" bij Unitlify-aanbiedingen op 1 laten. Unitlify-boekingen worden al in personen geteld. Een hogere waarde verdubbelt de cijfers.
• Dezelfde belevenis niet dubbel in een groep zetten. Verkoop je een belevenis nog via Regiondo en daarnaast via Unitlify (bijvoorbeeld omdat Jochen-Schweizer-boekingen in beide systemen terechtkomen), dan telt de groep beide bronnen op. Neem alleen de bron op die volledig is.
• GetYourGuide en Jochen Schweizer hebben geen eigen item nodig. Hun boekingen zitten in de betreffende Unitlify-aanbieding.
• Een aanbieding kan in meerdere groepen zitten en telt dan in elke groep mee.

Weekdagregels

Per ticketcategorie kun je regels voor weekdagen aanmaken, in de aanbieding of gebundeld via de resource:

• Een weekdag mag per categorie maar in één regel voorkomen.
• Een regel voor een afzonderlijke datum (uitzonderingsdag) gaat voor.
• Weekdagregels gelden alleen in de eigen shop en widget. GetYourGuide, Jochen Schweizer en het beheer zien de categorie ongewijzigd. Voor partnerkanalen met andere prijzen op andere dagen maak je een eigen prijslijst aan.

Tijden blokkeren

Er zijn vier manieren, en ze werken verschillend op de kanalen:

Als Jochen Schweizer meespeelt, gebruik dan de resourceblokkering "Geblokkeerd" of de dagcapaciteit 0. Het handmatig blokkeren van een afzonderlijk tijdslot bereikt het portaal niet.

Bij resourceblokkeringen kies je de tijdmodus: hele dag, tijdvenster (elke geraakte datum) of losse slots (alleen data die precies op dat tijdstip beginnen). Zonder aanbodselectie geldt de blokkering voor alle aanbiedingen van de resource.

Partnerkanalen en je plaatsen

• GetYourGuide bezet dezelfde plaatsen als de shop en houdt zich aan tijdslots, resources en "Maximaal per tijdslot". Reserveringen uit de GYG-winkelwagen blokkeren plaatsen tot 60 minuten.
• Jochen Schweizer krijgt de totale capaciteit van de tijdslots en beheert die zelf. Boekingen uit andere kanalen verminderen daar niets. Een inwisseling bezet bij jou één plaats in het tijdslot en haar aantal personen in de resource. Details in Jochen Schweizer koppelen.

Checklist bij problemen

• Shop toont "volgeboekt", hoewel het tijdslot plaatsen heeft: een resource is op dat moment vol, of "Maximaal per tijdslot" van een categorie is bereikt.
• Bezetting in de capaciteitsgroep is twee keer zo hoog als verwacht: "Personen per eenheid" groter dan 1 bij een Unitlify-aanbieding, of dezelfde belevenis via twee bronnen in de groep.
• Groep begrenst niet: bewust, groepen analyseren alleen. Resource aanmaken.
• Geblokkeerde datum is via Jochen Schweizer geboekt: tijdslotblokkering bereikt het portaal niet. Dagcapaciteit 0 of resourceblokkering gebruiken.
• Weekendprijs geldt niet bij GetYourGuide: weekdagregels gelden alleen in de eigen shop. Eigen prijslijst voor het kanaal aanmaken.
• Plaatsen geblokkeerd zonder boeking: lopende reservering uit shop (reserveringsduur van de aanbieding) of GetYourGuide (tot 60 minuten).