Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website www.unitlify.de, das Kundenportal, den Unitlify-SaaS sowie die mobilen Apps für iOS und Android.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Kidder & Kriehuber GbR
Santoker Str. 79
15562 Rüdersdorf bei Berlin
Deutschland
Telefon: +49 172 9810922
E-Mail: support@unitlify.de
Vertretungsberechtigt: Dean Kidder, Dominik Kriehuber
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an support@unitlify.de. Mitarbeitende unserer Firmenkunden wenden sich vorrangig an ihren Arbeitgeber (verantwortliche Stelle).
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wie gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. HGB, AO) es verlangen. Konkrete Fristen werden bei den einzelnen Verarbeitungen genannt.
Die gesamte Kommunikation mit Unitlify (Website, Kundenportal, API, mobile App) erfolgt ausschließlich über HTTPS/TLS ≥ 1.2. Passwörter speichern wir nur in Form kryptographischer Hashwerte (bcrypt).
Beim Aufruf unserer Website werden durch den Hoster automatisch technische Zugriffsdaten erfasst und in Logdateien gespeichert:
Zweck: Bereitstellung der Website, Abwehr von Angriffen, Fehlerdiagnose. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb). Speicherdauer: max. 14 Tage, danach anonymisiert oder gelöscht.
Hoster: Die Website wird auf Servern innerhalb der Europäischen Union betrieben (Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland; Object Storage durch Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg, Region eu-central-1 / Frankfurt). Mit den Hostern besteht jeweils ein AVV nach Art. 28 DSGVO.
Unitlify verwendet auf der Marketing-Website keine Tracking- oder Marketing-Cookies. Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies (z. B. Session-Cookie für das Login ins Kundenportal) gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.
Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Name, Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage zur Beantwortung und Dokumentation.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kundenkommunikation). Speicherdauer: bis zur Erledigung der Anfrage, danach 3 Jahre gemäß § 195 BGB, anschließend Löschung.
Wir verwenden kein Google Analytics, kein Facebook Pixel, keine Tracking-Tools und keine Retargeting-Dienste. Fonts werden selbst gehostet, Bilder und Skripte ebenfalls. Wir binden keine externen Social-Media-Plugins ein.
Wenn Sie Unitlify als Unternehmen abonnieren, verarbeiten wir personenbezogene Daten der bei Ihnen handelnden natürlichen Personen (Geschäftsführung, Ansprechpartner, Rechnungskontakt) zum Zwecke der Vertragserfüllung.
Zweck: Abschluss und Durchführung des SaaS-Vertrages, Rechnungsstellung, Support. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten). Speicherdauer: Vertragsdauer + 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
Zahlungen werden über Stripe Payments Europe Ltd. (Dublin, Irland) sowie PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg) abgewickelt. Beide Anbieter sind eigenverantwortlich für die Zahlungsverarbeitung (gemeinsame Verantwortlichkeit ggf. Art. 26 DSGVO). Stripe-Datenschutzerklärung / PayPal-Datenschutzerklärung.
Soweit Firmenkunden im Rahmen der Nutzung von Unitlify personenbezogene Daten ihrer Mitarbeitenden, Kunden, Gäste oder sonstiger Dritter verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter. Der Abschluss eines AVV nach Art. 28 DSGVO ist vor Produktivnutzung verpflichtend. Ein Mustervertrag wird beim Onboarding zur Verfügung gestellt.
Wenn Endkunden auf den öffentlichen Buchungsseiten eines Firmenkunden (z. B. /buchen/<firma>/checkout) eine Bestellung abschließen, protokolliert die Plattform zum Nachweis der wirksamen Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO folgende Daten pro Buchung:
Verantwortlichkeit:Der Firmenkunde (Shop-Betreiber) ist Verantwortlicher i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO; die Kidder & Kriehuber GbR verarbeitet diese Daten in dessen Auftrag gem. Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung zur Nachweisbarkeit) i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Speicherdauer: Buchungsdauer + 3 Jahre (Regelverjährung § 195 BGB), bei Rechnungsrelevanz bis zu 10 Jahre (§ 147 AO).
Als Mitarbeiter:in eines Unternehmens, das Unitlify einsetzt, werden Daten zu Ihrer Person in der Unitlify-Plattform verarbeitet. Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO ist in diesem Fall Ihr Arbeitgeber, nicht die Kidder & Kriehuber GbR. Wir handeln als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
Die konkret verarbeiteten Kategorien hängen von den durch Ihren Arbeitgeber aktivierten Modulen ab. Möglich sind insbesondere:
Unitlify arbeitet mit einem feingranularen Berechtigungssystem. Ihre Daten sind grundsätzlich nur für Sie selbst und für berechtigte Personen innerhalb Ihres Unternehmens (z. B. Vorgesetzte, Personalverwaltung, Administration) sichtbar. Welche Rollen auf welche Daten zugreifen, legt Ihr Arbeitgeber fest.
Nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten durch den Arbeitgeber deaktiviert und nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (typischerweise 3–10 Jahre, je nach Datenart) gelöscht. Für konkrete Fristen und Löschansuchen ist Ihr Arbeitgeber als verantwortliche Stelle zuständig.
Unitlify trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Sie im Sinne von Art. 22 DSGVO. Alle personalrelevanten Entscheidungen (z. B. Schichtfreigabe, Urlaubsgenehmigung) treffen autorisierte Personen bei Ihrem Arbeitgeber.
Die Unitlify-App ist ein Begleitclient für die Unitlify-Plattform und wird ausschließlich von Mitarbeitenden unserer Firmenkunden verwendet. Die App bietet keine eigenständige Registrierung; Zugangsdaten werden vom Arbeitgeber bereitgestellt.
Die App fragt nur auf ausdrückliche Nutzeraktion Berechtigungen ab. Zweckbindung:
Push-Benachrichtigungen werden über die Expo Push API und nachgelagert über Apple Push Notification Service (APNs, Apple Inc.) bzw. Firebase Cloud Messaging (FCM, Google Ireland Ltd.) zugestellt. Übertragen wird lediglich ein gerätegebundener Token sowie die Nachricht (Titel / Inhalt / zugehörige Route).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit dem Beschäftigungsverhältnis und § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch erforderliche Kommunikation). Sie können Push-Benachrichtigungen jederzeit im Betriebssystem oder in den App-Einstellungen deaktivieren. Der Push-Token wird beim Logout sowie beim Account-Wechsel serverseitig entfernt.
Zur Stabilitätssicherung erfassen wir Absturz- und Fehlerberichte über Sentry (Functional Software, Inc.; Daten verbleiben in der EU-Region de.sentry.io). Übermittelt werden: Stacktrace, App-Version, Geräte-Modell und Betriebssystem, Zeitpunkt sowie eine pseudonyme Nutzer-ID und Mandanten-ID zur Fehlerzuordnung. Keine Inhalte aus Eingabefeldern, Bildern, Videos oder Anhängen — die Sentry-Session-Replay-Funktion ist so konfiguriert, dass Text und Medien serverseitig maskiert werden, bevor sie übertragen werden.
Zusätzlich nutzen Apple und Google die plattformseitigen Standard-Crash-Reports (TestFlight / App Store Connect, Google Play Console). Diese enthalten nach den Richtlinien von Apple und Google keine personenidentifizierenden Inhalte.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Aufrechterhaltung eines funktionsfähigen, sicheren Dienstes).
Die Unitlify-App enthält kein Google Analytics for Firebase, kein Facebook SDK, keine Werbe- oder Tracking-SDKs. Es findet keine geräte- oder nutzerübergreifende Profilbildung statt. Die App nutzt keinen IDFA / GAID.
Sie können die Löschung Ihres Unitlify-Accounts jederzeit ohne Login über unser Support-Portal beantragen: unitlify.de/support. Die Löschung wird per E-Mail verifiziert. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, werden die betroffenen Daten nur gesperrt und nach Ablauf der Frist endgültig gelöscht.
Wir setzen sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter mit AVV ein. Eine Übermittlung an Dritte außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur auf Basis geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln).
| Dienstleister | Zweck | Sitz / Region |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting Anwendung & DB | Deutschland (EU) |
| Amazon Web Services EMEA SARL | Object Storage (S3); KI-Inference Claude über AWS Bedrock | Frankfurt / Deutschland (eu-central-1) |
| Google Cloud EMEA Limited | KI-Inference Gemini über Vertex AI (OCR für Belege & Generierung von Lernmodulen) | Deutschland (europe-west3, Frankfurt) |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Error- & Performance-Monitoring (Backend, Frontend, Mobile) | EU-Region (de.sentry.io) / USA-Anbieter mit EU-SCC |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung | Irland (EU) |
| PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. | Zahlungsabwicklung | Luxemburg (EU) |
| Strato AG | E-Mail-Versand (SMTP) | Deutschland (EU) |
| Apple Inc. | iOS-Distribution, APNs-Push, TestFlight | Irland (EU) / USA (EU-SCC) |
| Google Ireland Ltd. | Play-Distribution, FCM-Push, Android-Dienste | Irland (EU) / USA (EU-SCC) |
| Expo Inc. | Push-Token-Relay, OTA-Updates (signiert) | USA (EU-SCC) |
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Gesetzeslage, Dienstleister oder Funktionen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter unitlify.de/datenschutz abrufbar.
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