Capacità e risorse

I tre livelli

Unitlify limita le prenotazioni su due livelli e analizza su un terzo:

Se vuole davvero limitare qualcosa, le serve una fascia oraria o una risorsa. Un gruppo di capacità da solo non impedisce alcuna sovraprenotazione.

Fasce orarie: posti, quantità e partecipanti

La capacità di una fascia oraria si conta in posti. Per ogni categoria di biglietto stabilisce quanti posti occupa un biglietto e quante persone comprende:

• Quantità: posti che un biglietto occupa nella fascia oraria.
• Partecipanti: persone che vengono con il biglietto. Vuoto significa: tante quante «Quantità».

Esempio corsa in coppia: Quantità 1, Partecipanti 2. Il biglietto occupa un posto, ma porta due persone. Per le fasce orarie conta il posto, per risorse, elenchi partecipanti e occupazione contano le persone.

In caso di cancellazione o cambio di data, i posti occupati dal biglietto tornano disponibili.

Biglietto esclusivo

Un biglietto esclusivo occupa l'intera fascia oraria, per esempio per un gruppo privato o un evento aziendale. Il cliente indica il numero di persone entro il margine che lei stabilisce sul biglietto (minimo e massimo; vuoto significa da 1 fino alla capacità).

• Il biglietto esclusivo può stare nel carrello solo da solo, una volta per ordine.
• Il numero di persone si può modificare in seguito, finché nessun partecipante è stato registrato al check-in.
• Se aumenta in seguito la capacità della fascia oraria, una fascia prenotata in esclusiva resta piena.
• Vale per shop, widget e amministrazione. GetYourGuide continua a calcolare con «Quantità» e «Partecipanti».

Risorse: capacità condivisa

Una risorsa descrive ciò che le sue offerte condividono fisicamente: la pista di ghiaccio, la palestra di arrampicata, il percorso, la pista. Ha una capacità in persone contemporaneamente. Tutte le offerte collegate le cui fasce orarie si sovrappongono contano insieme.

Esempio: risorsa «Pista di ghiaccio» con 120 persone. L'offerta «Pattinaggio» dalle 14 alle 16 con 90 prenotazioni e l'offerta «Curling bavarese» dalle 15 alle 17 con 40 prenotazioni si sovrappongono dalle 15 alle 16 con 130 persone. La 121ª persona riceve «esaurito» nello shop, anche se entrambe le fasce orarie da sole avrebbero ancora posti.

• Conta il numero massimo di persone contemporanee, non la somma della giornata.
• Se un'offerta è collegata a più risorse, vale quella più limitata.
• Le risorse inattive non limitano nulla.
• La verifica avviene nello shop, nel widget, nell'amministrazione e su GetYourGuide. Le prenotazioni temporanee in corso da shop e GetYourGuide contano. Jochen Schweizer non verifica in anticipo, una sovraprenotazione viene segnalata al suo team via push.

Schede di una risorsa

• Calendario: occupazione nel tempo.
• Offerte: quali offerte condividono la risorsa.
• Regole: creare validità (periodi, giorni della settimana, orari) per più offerte in una volta. Vengono trasmesse a GetYourGuide e Jochen Schweizer come per l'offerta.
• Categorie: regole settimanali per più offerte in una volta.
• Blocchi: bloccare orari o modificare temporaneamente la capacità, vedi sotto.

Calendario occupazione

In Sistema di prenotazione → Capacità → Calendario occupazione vede l'occupazione di tutte le offerte nel mese: per giorno, i posti prenotati rispetto alla capacità come barra (dal verde al rosso), più i posti nel carrello e le fasce orarie esaurite. Un clic sul giorno elenca tutte le fasce orarie con offerta, prenotato (di cui non pagato), nel carrello, liberi, capacità e stato; un clic sull'offerta apre la fascia oraria per la modifica. Filtro per sede e offerta.

«Nel carrello» sono le prenotazioni in corso dallo shop (durante il checkout) e da GetYourGuide (fino a 60 minuti). Bloccano temporaneamente i posti e scompaiono di nuovo se non si prenota.

Gruppi di capacità: analisi per giorno

Un gruppo di capacità ha un nome, una «Capacità max. al giorno» e un numero qualsiasi di voci: offerte Unitlify e prodotti da Regiondo, SumUp o Zettle. Per ogni voce indica «Persone per unità», un moltiplicatore per le prenotazioni contate, e se la voce conta nell'analisi dei partecipanti.

Il gruppo calcola l'occupazione giornaliera come somma di tutte le voci e la mostra nei grafici, nell'elenco partecipanti e nel rapporto TET. Non blocca alcuna prenotazione.

A cosa fare attenzione:

• Lasci «Persone per unità» a 1 per le offerte Unitlify. Le prenotazioni Unitlify sono già contate in persone. Un valore più alto raddoppia i numeri.
• Non inserire la stessa esperienza due volte in un gruppo. Se vende un'esperienza ancora tramite Regiondo e in aggiunta tramite Unitlify (per esempio perché le prenotazioni Jochen Schweizer finiscono in entrambi i sistemi), il gruppo somma entrambe le fonti. Includa solo la fonte completa.
• GetYourGuide e Jochen Schweizer non hanno bisogno di una voce propria. Le loro prenotazioni sono contenute nella rispettiva offerta Unitlify.
• Un'offerta può stare in più gruppi e conta allora in ciascuno.

Regole settimanali

Per ogni categoria di biglietto può creare regole per i giorni della settimana, nell'offerta o in modo raggruppato tramite la risorsa:

• Un giorno della settimana può comparire in una sola regola per categoria.
• Una regola per una singola data (giorno di eccezione) ha la precedenza.
• Le regole settimanali valgono solo nel proprio shop e widget. GetYourGuide, Jochen Schweizer e l'amministrazione vedono la categoria invariata. Per i canali partner con prezzi diversi in giorni diversi, crei un listino prezzi dedicato.

Bloccare orari

Ci sono quattro modi, e agiscono in modo diverso sui canali:

Quando è coinvolto Jochen Schweizer, usi il blocco risorsa «Bloccato» o la capacità giornaliera 0. Il blocco manuale di una singola fascia oraria non raggiunge il portale.

Nei blocchi risorsa sceglie la modalità temporale: giorno intero, fascia oraria (ogni data toccata) o singoli slot (solo le date che iniziano esattamente a quell'ora). Senza selezione di offerte, il blocco vale per tutte le offerte della risorsa.

Canali partner e i suoi posti

• GetYourGuide occupa gli stessi posti dello shop e rispetta fasce orarie, risorse e «Massimo per fascia oraria». Le prenotazioni temporanee dal carrello GYG bloccano posti fino a 60 minuti.
• Jochen Schweizer riceve la capacità totale delle fasce orarie e la gestisce da solo. Le prenotazioni da altri canali lì non riducono nulla. Un riscatto occupa da lei un posto nella fascia oraria e il suo numero di persone nella risorsa. Dettagli in Collegare Jochen Schweizer.

Lista di controllo in caso di problemi

• Lo shop mostra «esaurito» anche se la fascia oraria ha posti: una risorsa è piena in quell'orario, oppure è raggiunto il «Massimo per fascia oraria» di una categoria.
• L'occupazione nel gruppo di capacità è il doppio del previsto: «Persone per unità» maggiore di 1 per un'offerta Unitlify, oppure la stessa esperienza tramite due fonti nel gruppo.
• Il gruppo non limita: è voluto, i gruppi analizzano soltanto. Crei una risorsa.
• Una data bloccata è stata prenotata tramite Jochen Schweizer: il blocco della fascia oraria non raggiunge il portale. Usi la capacità giornaliera 0 o un blocco risorsa.
• Il prezzo weekend non vale su GetYourGuide: le regole settimanali valgono solo nel proprio shop. Crei un listino prezzi dedicato per il canale.
• Posti bloccati senza prenotazione: prenotazione temporanea in corso dallo shop (durata di prenotazione dell'offerta) o da GetYourGuide (fino a 60 minuti).