Vendita e prenotazioni
Gestire, riprenotare e annullare prenotazioni
Prenotazione amministrativa in quattro passaggi, link di pagamento, storno e rimborso, modifica prenotazione, check-in, messaggi agli ospiti, parcheggio, riprenotazione del cliente nel portale e cosa vede l'ospite nel portale clienti.
Creare una prenotazione amministrativa
Sistema di prenotazione → Prenotazioni → Nuova prenotazione, quattro passaggi:
- Prodotto e fascia oraria: sede, offerta, listino e categoria, quantità, data. Minimo e massimo per prenotazione sono i valori dell'offerta, al massimo 500 partecipanti. Le date passate sono consentite (registrazione a posteriori). Se la data è piena, Unitlify chiede «Prenota comunque»: questo blocca l'intera fascia, anche per GetYourGuide.
- Dati del cliente: cercare un cliente esistente o crearne uno nuovo. Obbligatori: nome, cognome, e-mail.
- Partecipanti: «Solo chi prenota» oppure i nomi uno per uno. Le righe vuote diventano segnaposto «Cognome +1», «+2» … con codice biglietto proprio. Gli accompagnatori gratuiti vengono aggiunti automaticamente da Unitlify.
- Metodo di pagamento: contanti, carta in loco, fattura, buono, link di pagamento o bonifico bancario tramite Stripe (solo se attivo nello shop e abilitato per l'offerta). Codice sconto e buono sono combinabili. Se un buono copre solo una parte, serve un secondo metodo di pagamento (contanti, carta, fattura). Con sconto del 100 per cento o copertura totale con buono, il pagamento decade e la prenotazione è confermata subito.
Contanti, carta, fattura e buono confermano la prenotazione subito. Fattura e link di pagamento restano come pagamento in sospeso.
Link di pagamento
L'ospite riceve un'e-mail con un link al portale clienti e lì paga con carta, Apple Pay, Google Pay o PayPal (a seconda di cosa è configurato). Il termine è nell'offerta («Termine di pagamento link di pagamento», predefinito 48 ore), ma scade al più tardi il giorno precedente la data. A metà del termine parte un promemoria; alla scadenza la prenotazione viene annullata automaticamente e il posto liberato.
Se l'offerta non ha alcun metodo di pagamento online nello shop, il modulo avvisa: il link porterebbe nel vuoto.
Una prenotazione con importo in sospeso non si può impostare a mano su «Confermata». Registri prima il pagamento con Registra come pagato.
Storno e rimborso
Nella prenotazione tramite Annulla: il posto si libera, i buoni acquistati con l'ordine vengono annullati, la fattura riceve una nota di credito di storno. Poi il dialogo chiede del rimborso:
- Portata: importo totale, importo inserito liberamente o singole voci. Sono possibili rimborsi parziali fino al residuo aperto. Una tariffa di riprenotazione non viene rimborsata.
- Stripe (carta, wallet, Klarna, SEPA, bonifico bancario): Unitlify rimborsa direttamente.
- PayPal: Unitlify non può rimborsare tramite PayPal. Il pagamento viene contrassegnato come «Rimborso in attesa»; Lei rimborsa nell'account PayPal e poi lo conferma nella prenotazione.
- Contanti, fattura: viene solo annotato.
- Rimborsa come buono acquisto: nessun flusso di denaro, l'ospite riceve un buono con la durata minima di legge.
- Solo rimborsa (senza storno) mantiene la data.
Le prenotazioni tramite GetYourGuide, Jochen Schweizer e altri partner non si possono annullare, modificare o rimborsare in Unitlify. Si procede tramite il rispettivo portale.
L'azione in blocco Annulla nell'elenco prenotazioni annulla più prenotazioni in una volta, ma non rimborsa automaticamente. Con «Offrire una nuova prenotazione invece del rimborso» il biglietto resta valido e l'ospite sceglie nel portale una nuova data.
Modifica prenotazione
Scheda Modifica prenotazione: offerta, categoria, data e quantità (fino a 50). Il nuovo prezzo è prezzo di categoria × quantità meno sconto e buono precedenti; gli extra non vengono considerati. Un conguaglio o un credito viene mostrato, non registrato automaticamente: conguaglio tramite link di pagamento o in loco, credito tramite rimborso.
Alternativa: una proposta di data che l'ospite accetta o rifiuta nel portale.
I nomi dei partecipanti non si possono modificare direttamente. Provengono dalla dichiarazione di partecipazione e sostituiscono il segnaposto successivo. Sono possibili note per partecipante e sulla prenotazione.
Check-in
Ogni biglietto ha un codice QR e un codice a barre per partecipante. Il check-in si fa nella prenotazione nella scheda Check-in (singolo, tutti, no-show, check-out) oppure nell'app tramite scansione con verifica di codice biglietto e cognome. Si può fare il check-in solo di una prenotazione confermata.
Il codice QR scansionato porta a una pagina di verifica che mostra validità e stato e rimanda alla prenotazione. La pagina di verifica da sola non fa il check-in di nessuno.
Messaggi agli ospiti
- Messaggio singolo nella scheda Messaggi della prenotazione: e-mail con link al portale clienti. Per le prenotazioni GetYourGuide passa tramite l'indirizzo di inoltro GYG.
- Messaggio collettivo dall'elenco prenotazioni: a tutte le prenotazioni selezionate, con segnaposto per nome, cognome, biglietto, riferimento e link al portale, facoltativamente con un modello dell'editor e-mail. Vengono saltate le prenotazioni annullate, le prenotazioni Jochen Schweizer e le prenotazioni senza indirizzo e-mail proprio.
Parcheggiare una prenotazione
Azione in blocco Parcheggia: stato «Parcheggiata», il posto si libera, biglietto e buono restano validi. L'ospite riceve un'e-mail con link al portale e lì sceglie da solo una nuova data. Dopo la prenotazione è di nuovo confermata e la conferma viene inviata un'altra volta. Adatto in caso di annullamento di una data (meteo, tecnica).
Riprenotazione del cliente nel portale
Nell'offerta in Riprenotazione: «Consenti riprenotazione autonoma», termine in giorni prima della data, numero massimo per prenotazione, tariffa (gratuita, forfettaria o scaglionata nel tempo) per prenotazione o per partecipante, dove gli accompagnatori gratuiti e le categorie contrassegnate non contano.
L'ospite vede nel portale un calendario con le date libere della stessa offerta. Senza tariffa la riprenotazione è immediata; con tariffa nasce una richiesta che paga entro 30 minuti tramite Stripe o PayPal. Regole per giorno della settimana, capacità e risorse valgono come nello shop.
Viene riprenotata solo la data. Il prezzo non viene ricalcolato, anche se la nuova data costa diversamente. Non possibile per prenotazioni partner, con link di pagamento aperto e per date passate.
Portale clienti
Ogni mail di conferma contiene il link al portale clienti. Lì l'ospite può:
- scaricare il PDF del biglietto (solo con prenotazione confermata), il file calendario, la fattura e le note di credito
- saldare un pagamento in sospeso (link di pagamento)
- compilare la dichiarazione di partecipazione
- leggere i messaggi e accettare o rifiutare proposte di data
- riprenotare da solo o scegliere una nuova data dopo il parcheggio
- modificare il numero di persone per i biglietti esclusivi
Un recesso non è previsto nel portale; il recesso di legge esiste solo per gli acquisti di buoni tramite il link nella mail del buono.
L'ospite non vede nel portale le note interne e le annotazioni sulla prenotazione.
Checklist in caso di problemi
- Il link di pagamento porta nel vuoto: l'offerta non ha alcun metodo di pagamento online abilitato.
- La prenotazione non si può confermare: importo in sospeso, prima «Registra come pagato».
- Il rimborso PayPal non arriva all'ospite: rimborsare direttamente in PayPal, Unitlify lo contrassegna soltanto.
- Annullamento bloccato per GYG/JSMD: voluto, annullare nel portale partner.
- L'ospite non può riprenotare: termine superato, massimo raggiunto, prenotazione non confermata o prenotazione partner.
- Manca la differenza di prezzo dopo la modifica: viene mostrata, ma non registrata automaticamente.
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