Rapport TET et cachet

Ce qu'est le rapport TET

Le rapport TET est le rapport d'équipe quotidien d'un service : qui était là, combien de clients sont venus, comment cela s'est passé. Il est en même temps la base du cachet (Gage, commission par participant) et a, dans la paie, la priorité la plus élevée, avant le temps pointé et les saisies manuelles.

Menu Personnel → Rapports journaliers (TET). Droits : « Lire les TET » pour la liste et les indicateurs, « Rédiger un TET » pour créer et modifier, « Vérifier les TET » pour la vérification, « Supprimer des TET ». Qui ne peut que rédiger peut créer des rapports, mais pas voir l'aperçu.

Créer un rapport

1. Choisir date et secteur (secteur avec sous-secteurs). Unitlify préremplit l'effectif à partir du planning : toutes les personnes planifiées avec rôle et horaire effectif, la fenêtre du service du début le plus tôt à la fin la plus tardive.
2. Vérifier l'effectif : qui était malade ou ne s'est pas présenté doit être retiré de la liste. Qui figure dans le rapport est considéré comme ayant travaillé et reçoit le cachet. Saisir les horaires différents par personne.
3. Saisir le nombre de clients et les no-shows. Ce sont vos chiffres de la journée, indépendants du système.
4. Ambiance d'équipe (−5 à +5), problèmes d'équipe, problèmes clients, notes, en option des pièces jointes (image ou PDF).
5. Enregistrer. Un rapport nécessite au moins une personne avec un rôle.

Les champs qui apparaissent dans le formulaire se règlent via la roue dentée Paramètres TET. L'application peut aussi créer des rapports ; les corrections par créneau (ci-dessous) n'existent que sur le web.

Cachet par créneau

Le cachet est calculé par créneau du groupe de capacité du secteur. L'association secteur → groupe de capacité et les règles se trouvent sous Paie → Paramètres → Commission.

Voici comment Unitlify calcule :

• Clients par créneau : ventes de tous les canaux du groupe de capacité, chacune exactement une fois dans le créneau de son heure de début : Regiondo, réservations Unitlify (y compris GetYourGuide et Jochen Schweizer), Zettle et SumUp selon l'heure de vente. Les ventes entre deux créneaux comptent pour le précédent ; les ventes sans heure figurent dans la ligne « Sans créneau » et ne comptent pour aucun seuil.
• Seuil = places du créneau × taux d'occupation paramétré en pour cent. Sans créneau, c'est la capacité journalière qui s'applique ; sans groupe de capacité, le seuil de repli fixe.
• Enveloppe selon le modèle : montant fixe par personne (une fois par jour dans le premier créneau qui atteint le seuil), montant par client au total ou montant par client au-delà du seuil.
• Répartition : entre toutes les personnes présentes éligibles selon les minutes dans le créneau, au centime près. Si quelqu'un manque par rapport à l'effectif prévu, sa part (minutes manquantes × taux horaire) est répartie entre les présents si le seuil est atteint.
• Exclusions par rôle, type de contrat (par exemple mini-job), secteur ou personne : les personnes exclues comptent comme présentes, mais ne reçoivent pas de cachet.

Vous voyez le nombre de clients système par créneau dans le rapport. S'il diffère de la journée, saisissez par créneau un nombre de clients propre ou un effectif prévu corrigé ; cela remplace le comptage et est conservé lors d'un nouvel enregistrement. Le rapport affiche « écart » si votre nombre de clients ne correspond pas à la somme des créneaux.

Il existe en plus la Commission DS (Digital Souvenirs) comme enveloppe distincte par secteur, répartie au prorata du temps.

Effet sur la paie

La paie verse les parts qui ont été calculées lors de l'enregistrement du rapport. Si vous modifiez des règles (montant, taux d'occupation, mode, exclusions), cela s'applique aux nouveaux rapports. Vous devez enregistrer à nouveau les anciens rapports du mois pour que la paie reçoive le nouvel état. Les rapports vérifiés issus de l'ancienne méthode ne sont pas recalculés ; pour cela, annulez d'abord la vérification.

Éviter le double comptage

Le nombre de clients par créneau additionne toutes les sources du groupe de capacité. Si la même expérience figure dans le groupe comme produit Regiondo et comme offre Unitlify et que les mêmes clients passent par les deux voies (par exemple des réservations Jochen Schweizer que Regiondo transmet et qui arrivent en même temps directement dans Unitlify), chaque client compte deux fois. N'incluez dans le groupe de capacité que la source qui est complète, voir Capacité et ressources.

Aperçu et rapport PI

L'aperçu affiche des indicateurs (rapports, ambiance moyenne, total clients d'après les comptages manuels, cachet total, cachet par client, taille moyenne de l'équipe) et des graphiques : évolution et répartition de l'ambiance, clients et cachet dans le temps, top secteurs, moyenne par jour de la semaine. Filtre par période et site (exactement ce secteur, sans sous-secteurs). Les chiffres se rapportent aux rapports chargés ; en cas de nombreux rapports, d'abord « Charger plus de rapports ».

Le Rapport PI (commutateur en haut) compare, par offre, source et groupe de capacité, les clients réservés aux présents réels selon le TET et aux no-shows, jusqu'à 92 jours, avec export CSV. Il nécessite en plus le droit « Voir les produits ».

Vérification

Avec « Vérifier les TET », les responsables marquent un rapport comme vérifié. Il est ensuite considéré comme validé ; les corrections nécessitent d'annuler la vérification.

Liste de contrôle en cas de problème

• Le cachet est à 0 alors que des clients étaient là : seuil non atteint, secteur sans groupe de capacité (seuil de repli), ou toutes les personnes présentes sont exclues.
• Le cachet dans la paie ne correspond pas aux règles actuelles : enregistrer à nouveau les rapports du mois.
• Nombre de clients deux fois plus élevé que prévu : source Regiondo et source Unitlify dans le même groupe de capacité.
• Une personne malade a reçu un cachet : elle figurait encore dans l'effectif prérempli.
• Ventes dans « Sans créneau » : ventes sans heure, par exemple ventes en caisse sans rendez-vous ; elles ne comptent pour aucun seuil.
• Aperçu non visible : droit « Lire les TET » manquant, seul « Rédiger un TET » présent.
• Le rapport PI ne se charge pas : droit « Voir les produits » manquant.