Capacité et ressources

Les trois niveaux

Unitlify limite les réservations à deux niveaux et analyse à un troisième :

Si vous voulez vraiment limiter quelque chose, il vous faut un créneau ou une ressource. Un groupe de capacité seul n'empêche aucune surréservation.

Créneaux : places, quantité et participants

La capacité d'un créneau se compte en places. Pour chaque catégorie de billet, vous définissez combien de places un billet occupe et combien de personnes il comprend :

• Quantité : places qu'un billet occupe dans le créneau.
• Participants : personnes qui viennent avec le billet. Vide signifie : autant que « Quantité ».

Exemple course en couple : Quantité 1, Participants 2. Le billet occupe une place, mais amène deux personnes. Pour les créneaux, c'est la place qui compte ; pour les ressources, les listes de participants et le taux d'occupation, ce sont les personnes.

En cas d'annulation ou de modification de date, les places occupées par le billet sont restituées.

Billet exclusif

Un billet exclusif occupe tout le créneau, par exemple pour un groupe privé ou un événement d'entreprise. Le client indique le nombre de personnes dans la fourchette que vous définissez sur le billet (minimum et maximum ; vide signifie 1 jusqu'à la capacité).

• Le billet exclusif ne peut être seul dans le panier, une fois par commande.
• Le nombre de personnes peut être modifié ultérieurement tant qu'aucun participant n'a été enregistré à l'arrivée.
• Si vous augmentez ensuite la capacité du créneau, un créneau réservé en exclusivité reste complet.
• S'applique à la boutique, au widget et à l'administration. GetYourGuide continue de calculer avec « Quantité » et « Participants ».

Ressources : capacité partagée

Une ressource décrit ce que vos offres partagent physiquement : la patinoire, la salle d'escalade, le parcours, la piste. Elle a une capacité en personnes simultanées. Toutes les offres rattachées dont les créneaux se chevauchent comptent ensemble.

Exemple : ressource « Patinoire » avec 120 personnes. L'offre « Patinage » de 14 h à 16 h avec 90 réservations et l'offre « Curling bavarois » de 15 h à 17 h avec 40 réservations se chevauchent de 15 h à 16 h avec 130 personnes. La 121e personne obtient « complet » dans la boutique, bien que chaque créneau pris séparément ait encore des places.

• C'est le nombre maximal de personnes simultanées qui compte, pas la somme de la journée.
• Si une offre est rattachée à plusieurs ressources, c'est la plus limitée qui s'applique.
• Les ressources inactives ne limitent rien.
• La vérification a lieu dans la boutique, dans le widget, dans l'administration et chez GetYourGuide. Les réservations temporaires en cours de la boutique et de GetYourGuide sont comptées. Jochen Schweizer ne vérifie pas au préalable, une surréservation est signalée à votre équipe par push.

Onglets d'une ressource

• Calendrier : taux d'occupation dans le temps.
• Offres : quelles offres partagent la ressource.
• Règles : créer des validités (périodes, jours de la semaine, horaires) pour plusieurs offres à la fois. Elles sont transmises à GetYourGuide et Jochen Schweizer comme pour l'offre.
• Catégories : règles hebdomadaires pour plusieurs offres à la fois.
• Fermetures : bloquer des horaires ou modifier temporairement la capacité, voir ci-dessous.

Calendrier d'occupation

Sous Système de réservation → Capacités → Calendrier d'occupation, vous voyez l'occupation de toutes les offres du mois : par jour, les places réservées par rapport à la capacité sous forme de barre (du vert au rouge), ainsi que les places dans le panier et les créneaux complets. Un clic sur le jour liste tous les créneaux avec offre, réservé (dont impayé), dans le panier, libre, capacité et statut ; un clic sur l'offre ouvre le créneau pour modification. Filtre par site et par offre.

« Dans le panier » désigne les réservations en cours depuis la boutique (pendant le checkout) et depuis GetYourGuide (jusqu'à 60 minutes). Elles bloquent temporairement des places et disparaissent à nouveau si aucune réservation n'est effectuée.

Groupes de capacité : analyse par jour

Un groupe de capacité a un nom, une « Capacité max. par jour » et autant d'entrées que vous voulez : offres Unitlify ainsi que produits de Regiondo, SumUp ou Zettle. Pour chaque entrée, vous indiquez « Personnes par unité », un multiplicateur des réservations comptées, et si l'entrée compte dans l'analyse des participants.

Le groupe calcule le taux d'occupation journalier comme somme de toutes les entrées et l'affiche dans des graphiques, dans la liste des participants et dans le rapport TET. Il ne bloque aucune réservation.

Points d'attention :

• Laissez « Personnes par unité » à 1 pour les offres Unitlify. Les réservations Unitlify sont déjà comptées en personnes. Une valeur plus élevée double les chiffres.
• Ne mettez pas la même expérience deux fois dans un groupe. Si vous vendez encore une expérience via Regiondo et en plus via Unitlify (par exemple parce que les réservations Jochen Schweizer arrivent dans les deux systèmes), le groupe additionne les deux sources. N'incluez que la source qui est complète.
• GetYourGuide et Jochen Schweizer n'ont pas besoin d'entrée propre. Leurs réservations sont contenues dans l'offre Unitlify correspondante.
• Une offre peut figurer dans plusieurs groupes et compte alors dans chacun.

Règles hebdomadaires

Pour chaque catégorie de billet, vous pouvez créer des règles pour les jours de la semaine, dans l'offre ou de manière groupée via la ressource :

• Un jour de la semaine ne peut figurer que dans une seule règle par catégorie.
• Une règle pour une date précise (jour d'exception) a la priorité.
• Les règles hebdomadaires s'appliquent uniquement dans votre propre boutique et widget. GetYourGuide, Jochen Schweizer et l'administration voient la catégorie inchangée. Pour les canaux partenaires avec d'autres prix à d'autres jours, créez une grille tarifaire dédiée.

Bloquer des horaires

Il y a quatre moyens, et ils agissent différemment sur les canaux :

Quand Jochen Schweizer est concerné, utilisez la fermeture de ressource « Fermé » ou la capacité journalière 0. Le blocage manuel d'un créneau individuel n'atteint pas le portail.

Pour les fermetures de ressource, vous choisissez le mode horaire : journée entière, plage horaire (chaque date touchée) ou créneaux précis (uniquement les dates qui commencent exactement à cette heure). Sans sélection d'offres, la fermeture s'applique à toutes les offres de la ressource.

Canaux partenaires et vos places

• GetYourGuide occupe les mêmes places que la boutique et respecte les créneaux, les ressources et « Maximum par créneau ». Les réservations temporaires du panier GYG bloquent des places jusqu'à 60 minutes.
• Jochen Schweizer reçoit la capacité totale des créneaux et la gère lui-même. Les réservations d'autres canaux n'y réduisent rien. Une utilisation de bon occupe chez vous une place dans le créneau et son nombre de personnes dans la ressource. Détails dans Connecter Jochen Schweizer.

Liste de contrôle en cas de problème

• La boutique affiche « complet » alors que le créneau a des places : une ressource est pleine à cet horaire, ou « Maximum par créneau » d'une catégorie est atteint.
• Le taux d'occupation dans le groupe de capacité est deux fois plus élevé que prévu : « Personnes par unité » supérieur à 1 pour une offre Unitlify, ou la même expérience via deux sources dans le groupe.
• Le groupe ne limite pas : c'est voulu, les groupes ne font qu'analyser. Créez une ressource.
• Une date bloquée a été réservée via Jochen Schweizer : le blocage de créneau n'atteint pas le portail. Utilisez la capacité journalière 0 ou une fermeture de ressource.
• Le prix week-end ne s'applique pas chez GetYourGuide : les règles hebdomadaires ne s'appliquent que dans votre propre boutique. Créez une grille tarifaire dédiée au canal.
• Places bloquées sans réservation : réservation temporaire en cours de la boutique (durée de réservation de l'offre) ou de GetYourGuide (jusqu'à 60 minutes).