Kapazität und Ressourcen

Die drei Ebenen

Unitlify begrenzt Buchungen auf zwei Ebenen und wertet auf einer dritten aus:

Wenn Sie etwas wirklich begrenzen wollen, brauchen Sie ein Zeitfenster oder eine Ressource. Eine Kapazitätsgruppe allein verhindert keine Überbuchung.

Zeitfenster: Plätze, Anzahl und Teilnehmer

Die Kapazität eines Zeitfensters zählt in Plätzen. Je Ticketkategorie legen Sie fest, wie viele Plätze ein Ticket belegt und wie viele Personen es umfasst:

• Anzahl: Plätze, die ein Ticket im Zeitfenster belegt.
• Teilnehmer: Personen, die mit dem Ticket kommen. Leer bedeutet: so viele wie „Anzahl“.

Beispiel Paarlauf: Anzahl 1, Teilnehmer 2. Das Ticket belegt einen Platz, bringt aber zwei Personen. Für Zeitfenster zählt der Platz, für Ressourcen, Teilnehmerlisten und Auslastung zählen die Personen.

Bei Stornierung oder Umbuchung gehen die Plätze zurück, die das Ticket belegt hat.

Exklusiv-Ticket

Ein Exklusiv-Ticket belegt das ganze Zeitfenster, zum Beispiel für eine private Gruppe oder eine Firmenveranstaltung. Der Gast gibt die Personenzahl innerhalb des Rahmens an, den Sie am Ticket festlegen (Minimum und Maximum; leer bedeutet 1 bis Kapazität).

• Das Exklusiv-Ticket kann nur allein im Warenkorb liegen, einmal je Bestellung.
• Die Personenzahl lässt sich später ändern, solange keine Teilnehmer eingecheckt sind.
• Erhöhen Sie nachträglich die Kapazität des Zeitfensters, bleibt ein exklusiv gebuchtes Zeitfenster voll.
• Gilt für Shop, Widget und Verwaltung. GetYourGuide rechnet weiter mit „Anzahl“ und „Teilnehmer“.

Ressourcen: geteilte Kapazität

Eine Ressource beschreibt, was Ihre Angebote physisch teilen: die Eisfläche, die Kletterhalle, den Parcours, die Bahn. Sie hat eine Kapazität in Personen gleichzeitig. Alle angehängten Angebote, deren Zeitfenster sich überschneiden, zählen zusammen.

Beispiel: Ressource „Eisfläche“ mit 120 Personen. Angebot „Eislaufen“ 14 bis 16 Uhr mit 90 Buchungen und Angebot „Eisstockschießen“ 15 bis 17 Uhr mit 40 Buchungen überschneiden sich von 15 bis 16 Uhr mit 130 Personen. Die 121. Person bekommt im Shop „ausgebucht“, obwohl beide Zeitfenster für sich noch Plätze hätten.

• Es zählt die höchste gleichzeitige Personenzahl, nicht die Summe des Tages.
• Hängt ein Angebot an mehreren Ressourcen, gilt die knappere.
• Inaktive Ressourcen begrenzen nichts.
• Die Prüfung läuft im Shop, im Widget, in der Verwaltung und bei GetYourGuide. Laufende Reservierungen aus Shop und GetYourGuide zählen mit. Jochen Schweizer prüft nicht vorher, eine Überbuchung wird Ihrem Team per Push gemeldet.

Reiter einer Ressource

• Kalender: Auslastung über die Zeit.
• Angebote: welche Angebote die Ressource teilen.
• Regeln: Gültigkeiten (Zeiträume, Wochentage, Zeiten) für mehrere Angebote auf einmal anlegen. Sie werden wie beim Angebot an GetYourGuide und Jochen Schweizer weitergegeben.
• Kategorien: Wochentagsregeln für mehrere Angebote auf einmal.
• Sperren: Zeiten sperren oder die Kapazität zeitweise ändern, siehe unten.

Kapazitätsgruppen: Auswertung pro Tag

Eine Kapazitätsgruppe hat einen Namen, eine „Max. Kapazität pro Tag“ und beliebig viele Einträge: Unitlify-Angebote sowie Produkte aus Regiondo, SumUp oder Zettle. Je Eintrag geben Sie „Personen pro Einheit“ an, ein Multiplikator für die gezählten Buchungen, und ob der Eintrag in der Teilnehmer-Auswertung mitzählt.

Die Gruppe berechnet die Tagesauslastung als Summe aller Einträge und zeigt sie in Diagrammen, in der Teilnehmerliste und im TET-Bericht. Sie blockiert keine Buchung.

Worauf Sie achten sollten:

• „Personen pro Einheit“ bei Unitlify-Angeboten auf 1 lassen. Unitlify-Buchungen werden bereits in Personen gezählt. Ein höherer Wert verdoppelt die Zahlen.
• Dasselbe Erlebnis nicht doppelt in eine Gruppe legen. Verkaufen Sie ein Erlebnis noch über Regiondo und zusätzlich über Unitlify (etwa weil Jochen-Schweizer-Buchungen in beiden Systemen landen), zählt die Gruppe beide Quellen zusammen. Nehmen Sie nur die Quelle auf, die vollständig ist.
• GetYourGuide und Jochen Schweizer brauchen keinen eigenen Eintrag. Ihre Buchungen stecken im jeweiligen Unitlify-Angebot.
• Ein Angebot kann in mehreren Gruppen liegen und zählt dann in jeder.

Wochentagsregeln

Je Ticketkategorie können Sie Regeln für Wochentage anlegen, im Angebot oder gesammelt über die Ressource:

• Ein Wochentag darf je Kategorie nur in einer Regel vorkommen.
• Eine Regel für ein einzelnes Datum (Ausnahmetag) geht vor.
• Wochentagsregeln gelten nur im eigenen Shop und Widget. GetYourGuide, Jochen Schweizer und die Verwaltung sehen die Kategorie unverändert. Für Partnerkanäle mit anderen Preisen an anderen Tagen legen Sie eine eigene Preisliste an.

Zeiten sperren

Es gibt vier Wege, und sie wirken unterschiedlich auf die Kanäle:

Wenn Jochen Schweizer im Spiel ist, verwenden Sie die Ressourcen-Sperre „Gesperrt“ oder die Tageskapazität 0. Das manuelle Sperren eines einzelnen Zeitfensters erreicht das Portal nicht.

Bei Ressourcen-Sperren wählen Sie den Zeitmodus: ganzer Tag, Zeitfenster (jeder berührte Termin) oder einzelne Termine (nur Termine, die genau zu dieser Uhrzeit beginnen). Ohne Angebotsauswahl gilt die Sperre für alle Angebote der Ressource.

Partnerkanäle und Ihre Plätze

• GetYourGuide belegt dieselben Plätze wie der Shop und hält sich an Zeitfenster, Ressourcen und „Maximal je Zeitfenster“. Reservierungen aus dem GYG-Warenkorb blockieren Plätze für bis zu 60 Minuten.
• Jochen Schweizer bekommt die Gesamtkapazität der Zeitfenster und verwaltet sie selbst. Buchungen aus anderen Kanälen reduzieren dort nichts. Eine Einlösung belegt bei Ihnen einen Platz im Zeitfenster und ihre Personenzahl in der Ressource. Details in Jochen Schweizer anbinden.

Checkliste bei Problemen

• Shop zeigt „ausgebucht“, obwohl das Zeitfenster Plätze hat: Eine Ressource ist zu dieser Zeit voll, oder „Maximal je Zeitfenster“ einer Kategorie ist erreicht.
• Auslastung in der Kapazitätsgruppe ist doppelt so hoch wie erwartet: „Personen pro Einheit“ größer 1 bei einem Unitlify-Angebot, oder dasselbe Erlebnis über zwei Quellen in der Gruppe.
• Gruppe begrenzt nicht: gewollt, Gruppen werten nur aus. Ressource anlegen.
• Gesperrter Termin wurde über Jochen Schweizer gebucht: Zeitfenster-Sperre erreicht das Portal nicht. Tageskapazität 0 oder Ressourcen-Sperre verwenden.
• Wochenendpreis gilt bei GetYourGuide nicht: Wochentagsregeln gelten nur im eigenen Shop. Eigene Preisliste für den Kanal anlegen.
• Plätze blockiert ohne Buchung: laufende Reservierung aus Shop (Reservierungsdauer des Angebots) oder GetYourGuide (bis 60 Minuten).